comunicação no trabalho

Comunicação no Trabalho: dicas para promovê-la

A boa comunicação no trabalho é a peça chave para relações mais saudáveis. E como consequência, bons resultados. Cada pessoa dá significado às informações e situações de acordo com suas experiências, crenças e paradigmas construídos ao longo da vida. E isso influencia diretamente nas interações e na qualidade do clima organizacional.

São 18:30 e você está exausto. Seu dia foi uma correria frenética e você lutou bravamente para atender todos os itens de sua agenda. Seu gestor havia lhe pedido alguns relatórios no começo da tarde. Apesar das 3 reuniões que você tinha com clientes, conseguiu enviá-los a tempo.

Ainda haviam os e-mails a responder, com solicitações urgentes da matriz. Você acaba de responder o último e sua cabeça está doendo. Antes de fechar o notebook e correr para o estacionamento, você recebe outro e-mail do gestor com o seguinte texto:

Você não cansa disso. Está sempre me assombrando. Amanhã de manhã por favor, passe aqui para conversarmos.

O sangue chega a ferver dentro de você. Não acredita como ele é capaz de não reconhecer todo o esforço que teve durante o dia. Que falta de consideração. Como poderá de se motivar desta forma, se nenhum dos seus esforços é reconhecido?

No outro dia pela manhã você chega ao trabalho já na defensiva. Irá falar umas poucas e boas para ele. Mas quando chega a sua sala, é recebido com um sorriso. Ele queria parabenizá-lo pelo trabalho feito com um cliente. Só que utilizou o meio de comunicação inapropriado, o que fez você pensar um milhão de coisas que poderia ter feito errado.

Por que a boa comunicação no trabalho é tão importante?

O gestor do exemplo acima utilizou o meio de comunicação errado, no momento errado e com palavras que abrem espaço para diversas interpretações. Isso pode gerar medo e ansiedade que não seriam necessários se ele tivesse sido mais claro.

Não pensar nos meios de comunicação no trabalho adequados de forma assertiva dá margem para diferentes entendimentos. E estas pressuposições dependendo do contexto geram insegurança, fofocas e aquilo que chamamos “rádio corredor”. Considerar a forma como as mensagens irão alcançar os diferentes níveis de entendimento é ter empatia.

Uma boa comunicação no trabalho garante que fluxos e processos sejam aprimorados constantemente. Comunicar com qualidade estimulando o diálogo e conversas significativas e honestas faz emergir novas ideias e soluções. Afinal problemas complexos somente poderão ser resolvidos no cruzamento de diferentes pontos de vista.

Comunicação: competência essencial para liderança

Saber comunicar-se com clareza é condição básica para liderança. Como no exemplo acima, não analisar o contexto da mensagem pode gerar desânimo e falta de motivação. Você deve entender a forma como sua mensagem será recebida e escolher o meio e o momento adequado para abordagem. Isso previne quem recebe a comunicação de possíveis desconfortos causados por falsas interpretações.

O feedback também é crucial para gerar uma relação de confiança entre líder e liderado. Saber com clareza sobre o próprio desempenho e ser reconhecido por ele traz confiança. Se estiver seguro do que a organização pensa sobre meu trabalho e o que espera de mim pontualmente, o foco em alta performance será maior.

Gestores precisam criar espaço para comunicação fluida, onde ideias divergentes sejam apoiadas e valorizadas. Construir diálogos engrandecedores que alcançam soluções criativas. Questões complexas e complicadas não podem ser resolvidas com apenas um ponto de vista e maneiras de pensar.

Melhorar a comunicação é um processo que pode ser mais difícil para algumas pessoas. Contudo, trata-se de uma competência necessária sempre. Mesmo quem não tem o cargo formal de líder, precisará comunicar-se com clareza na hora de apresentar um projeto, por exemplo. Relacionar-se com colegas e supervisores ficará mais fácil se você for claro e assertivo em suas colocações.

Redes de Comunicação

Dentro da estratégia de comunicação em uma instituição, as redes de comunicação podem ser formais e informais. As redes formais por sua vez podem ser centralizadas ou descentralizadas. As centralizadas são as informações institucionais, que costumam vir de cima para baixo em uma hierarquia. São importantes, pois padronizam os processos, alinhando aos objetivos maiores.

Quando as redes formais são a única forma de comunicação, há pouca ou nenhuma participação dos funcionários na comunicação. Isso gera desmotivação e descontentamento.

Redes Descentralizadas aumentam o engajamento

Já as redes formais descentralizadas aumentam a interação e participação dos funcionários. Isso porque eles sentem-se ouvidos e considerados em suas ideias e demandas. Quem está na linha de frente lidando com as questões do dia a dia, tem muito mais condições de contribuir com crítica e sugestões aos processos e fluxos.

Ampliar os canais de comunicação descentralizados também aumenta a agilidade de resposta aos problemas. Ao ouvir e interagir com funcionários, será mais fácil entender o que efetivamente ocorre. Isso traz maior entendimento das dificuldades e rapidez para agir, reforçando o engajamento.

Mas quando a comunicação não é clara abre-se o caminho para as redes informais. Nada mais são que fofocas e boatos que surgem das dúvidas e interpretações infundadas. As pessoas ficam com medo e sentem-se inseguras de alguma forma, dando o significado que faça sentido a elas a partir daquela falta de informação. A rádio corredor começa a fazer o papel de comunicação que deveria ser da comunicação formal.

Dicas para uma boa comunicação no trabalho

Portanto, já está nítido que uma informação clara e precisa é o melhor caminho para relações de trabalho saudáveis e com isso melhores resultados alcançados. Mas como alcançar isso? Preparei algumas dicas que irão ajudá-lo a comunicar-se melhor, seja você gestor ou não.

1 – Seja simples, mas não simplista

Einstein já dizia: Se você não consegue explicar algo de forma simples, você não entendeu suficientemente bem. Por favor, não use palavras e termos difíceis para comunicar algo que possa ser simples. Utilizar palavras rebuscadas e excesso de termos técnicos cria uma parede na comunicação nos diversos níveis da organização. Seja simples, o que é bem diferente de ser simplista.

2- Aprenda a escutar

Na comunicação no trabalho, é essencial saber ouvir. Se você é gestor, essa habilidade torna-se ainda mais importante. Ouvir com atenção é uma arte, quem pratica fortalece suas conexões e melhora os relacionamentos. Evite julgar sem antes ouvir o que o outro tem a dizer. Aprenda a controlar a ansiedade, não interrompa e mostre que está verdadeiramente interessado no que o outro diz. Olhe para a pessoa, mostrando-se disponível e valorizando a mensagem que ela lhe traz. Ela irá sentir-se respeitada e considerada. Isso aumentará a conexão e a reciprocidade entre vocês e a probabilidade de lhe dar atenção da próxima vez será maior.

3 – E a se escutar também

Sabe aquelas pessoas que falam bastante e nunca dão espaço para você falar? Pois estas pessoas tem dificuldade de escutar os próprios sentimentos devido a ansiedade. Se você não parar para escutar a si, como vai conseguir ser um bom ouvinte? `Para escutar o outro, é preciso silenciar a voz interna dos pensamentos e anseios que se carrega. Isso é um exercício constante. Aprenda a meditar, faça terapia, encontre exercícios que lhe relaxem e auxiliem a acalmar os pensamentos.

4 – Construa a cultura do feedback

Construir uma cultura fundamentada no retorno aos funcionários do que se espera de cada um e qual sua opinião sobre eles traz confiança e segurança. Isso serve para gestores e também para quem não ocupa cargos de liderança.

Dar feedbacks claros e construtivos, que possam conduzir pessoas para superação de suas competências é uma alavanca da comunicação. Essa cultura da comunicação no trabalho quando fortalecida, faz o feedback tornar-se uma ferramenta de enriquecimento e aprimoramento.

Mas para que isso aconteça, ele precisa ser  baseado nas habilidades e pontos fortes da pessoa, independente se o feedback for para superar um comportamento ou não.  Dê feedback lembrando-se sempre que o objetivo é construir resultados melhores, nunca apontar erros e culpados.

5 – Crie o espaço para a comunicação acontecer

Empresas precisam pensar no fluxo de comunicação entre áreas e profissionais, criando espaços para que isso aconteça. Fóruns de debate, comunidades de prática, espaços físicos que promovam interação e troca de ideias. Essa prática irá aumentar a criatividade, a resolução de problemas e a inovação. Mas se você não é dono de empresa, tudo bem. Procure locais onde o cruzamento de opiniões e pontos de vista também ocorram, como cursos e workshops. Será um caminho bacana para conhecer novas pessoas e exercitar sua comunicação.

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